Manajemen SDM: Makalah Analisis dan Desain Jabatan Beserta Contoh Kasus

Makalah

ANALISIS DAN DESAIN JABATAN

Di susun Oleh:

Andis Mayanti Azizah

Yeni Junita

Satriadi

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong penulis menyelesaikan makalah ini dengan cukup baik. Tanpa pertolongan Nya mungkin penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas pemahaman tentang Analisis dan desain jabatan, makalah ini disajikan berdasarkan dari berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya makalah ini dapat terselesaikan.

Makalah ini membahastentang “Analisis dan desain jabatan”. Walaupun makalah ini mungkin kurang sempurna tapi diharapkan agar para pembaca dapat memahami isi dari makalah ini.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.

  Kendari, 8 November

Penyusun

DAFTAR ISI

JUDUL..................................................................................................................................
KATA PENGANTAR..........................................................................................................
DAFTAR ISI.........................................................................................................................

BAB I : PENDAHULUAN
              Latar Belakang Masalah  ………………………………………………………….

              Tujuan Makalah …………………………………………………………………...

              Rumusan masalah …………………………………………………………………

BAB II : PEMBAHASAN

              Analisa Jabatan ……………………………………………………………………

              Desain Jabatan …………………………………………………………………….

BAB III : STUDI KASUS

             
BAB IV : PENUTUP

              Kesimpulan .............................................................................................................

  Daftar Pustaka ........................................................................................................                                 

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG MASALAH

Sumber daya manusia pada hakekatnya merupakan salah satu modal dan memegang suatu peran yang paling penting dalam mencapai tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan sangat perlu untuk dapat mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya dengan sebaik mungkin. Hal demikian merupakan salah satu kunci sukses bagi suatu perusahaan dalam mewujudkan keseimbangan antara kebutuhan karyawan dengan tuntutan dan kemampuan perusahaan, agar keseimbangan dapat berkembang secara produktif dan wajar. Dalam perusahaan harus terdapat suatu departemen yang dalam pelaksanaan tugasnya adalah mengatur fungsi perencanaan sumber daya manusia. Dalam melaksanakan tugas tersebut, maka departemen yang bersangkutan akan mengkalkulasikan perihal jumlah karyawan yang akan diberikan wewenang dalam hal jabatan atau tanggung jawab pekerjaan. Dengan demikian, job design dan job analysis diperlukan oleh suatu perusahaan agar kinerja pekerjaan bisa dilaksanakan secara efektif.

TUJUAN

Makalah ini dibuat agarpembaca mendapatkan pengetahuan yang lebih mengenai Analisis dan Desain Jabatan dalam perusahaan.

Makalah ini juga dibuat untuk memenuhi tugas yang diberikan oleh dosen pengajar mata kuliah.

RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian dari analisa dan desain jabatan?

BAB II

PEMBAHASAN

1. ANALISA JABATAN (JOB ANALYSIS)

Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai tujuannya. MSDM membutuhkan informasi tentang keseluruhan jabatan yang ada di perusahaan dan jabatan perlu didesain agar dapat memotivasi kinerja para anggotanya.

Jabatan sering disebut juga sebagai pekerjaan disamping sebagai status dalam organisasi merupakan sekumpulan tugas-tugas yang harus dilakukan. Jabatan menjadi hal yang penting karena hal itu menunjukkan kompetensi yang harus dimiliki, dan menjadi alat untuk mencapai tujuan organisasi, dan menjadi obyek penting yang harus diperhatikan.

Analisa jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang ada. Tujuan analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi analisa jabatan (job description, job specification, job performance standard), untuk tujuan-tujuan khusus misalnya, untuk evaluasi kompensasi, perancangan ulang pekerjaan, dan lain-lain. Informasi analisis jabatan diantaranya :

• Job Description : pernyataan tertulis yang menjelaskan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja, dan aspek yang lainnya.
• Job Specification : persyaratan atau karakteristik orang yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan (pendidikan, pengalaman, pelatihan, dan ciri fisik dan mental).
• Job Performance Standard : Bagaimana kinerja diukur (target yang harus dicapai, sikap, dan perilaku kerja).

Ketiga dokumen ini menjadi elemen utama dari human resource information system.

Aktivitas MSDM berdasarkan aktivitasnya pada informasi analisa jabatan :

• Merekrut pegawai yang potensial
• Mencocokkan pelamar dengan jabatan yang kosong
• Menentukan kegiatan pelatihan
• Melakukan penilaian kinerja
• Penentuan kompensasi
• Perencanaan kebutuhan SDM masa depan
• Menentukan standar kerja yang realistik
• Penempatan yang tepat
• Mengevaluasi bagaimana tantangan lingkungan mempengaruhi pekerjaan seseorang
• Bimbingan dan pengawasan
• Menghindari persyaratan yang tidak dibutuhkan yang dapat menyebabkan diskriminasi
• Mengungkapkan elemen-elemen yang dapat membantu atau mengabaikan kualitas kehidupan kerja
• Perancangan jabatan

Langkah-langkah analisa jabatan :

• Mengidentifikasi jabatan-jabatan yang akan dianalisa
• Jabatan apa?
• Identifikasi dapat melalui struktur organisasi, daftar gaji
• Berapa orang pemegangnya?
• Dalam perusahaan jumlah jabatan mungkin sangat banyak

• Menentukan jenis informasi yang akan dianalisa
• Identiatas jabatan; Identitas jabatan/pekerjaan dalam struktur organisasi yang berlaku sekarang. Jabatan dibawah jabatan apa dan membawahi jabatan apa.
• Tujuan utama dari pekerjaan; Apa tujuan utama atau hasil yang ingin dicapai atau tanggung jawab utama dari pekerjaan.
• Rincian tugas (apa, bagaimana, dan hasilnya apa); Tugas-tugas penting atau tugas-tugas yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan dan apa hasil kerjanya.
• Sumber daya yang dibutuhkan; Sumber daya yang dibutuhkan untuk dapat melakukan pekerjaan dengan baik misalnya komputer, atau peralatan tertentu.
• Alur input output
• Lingkup keputusan; Pada aspek apa pemegang jabatan diberi wewenang untuk mengambil keputusan.
• Kompeleksitas pekerjaan
• Hubungan-hubungan dalam pekerjaan
• Persyaratan pekerjaan; Persyaratan seperti pengetahuan, keterampilan, kemampuan, sifat kepribadian, dan fisik yang harus dimiliki pemegang jabatan agar tugas-tugas dalam jabatan itu dapat dilakukan dengan baik.
• Lingkungan dimana pekerjaan dilakukan; Didalam ruangan atau diluar ruangan, melakukan perjalanan keluar kota atau tidak, serta apakah berisiko atau tidak.
• Menentukan teknik pengumpulan informasi
• Kuessioner
• Observasi
• Interview
• Panel of expert
• Employee logs
• Mengumpulkan dan menganalisa informasi; Sumber informasi analisis jabatan :
• Pemegang jabatan
• Mantan pemegang jabatan
• Ahli/Expert

Analisa jabatan dilakukan secara berkala dalam kurun waktu tertentu, misalnya 5 tahun sekali atau pada waktu pendirian perusahaan.

Fungsi Job Analysis diantaranya adalah :

•    Menentukan basis regional bagi struktur kompensasi.

•    Mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan individu.

•    Merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang.

•     Menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para karyawan.

•    Mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang potensial.

•    Menetapkan standar prestasi kerja yang realistik.

•    Menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya.

•    Membantu revisi struktur organisasi.

•    Memperbaiki alur kerja.

•    Memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi.

•    Menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi.

2. DESAIN JABATAN (JOB DESIGN)

Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas. Desain pekerjaan adalah penentuan cakupan pekerjaan, wewenang, lingkungan kerja yang mendukung, spesialisasi dari sebuah proses atau organisasi.

Elemen Organisasi; Desain pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas. Salah satu caranya dapat dilakukan melalui pendekatan mekanistik, procedural, dan ergonomic. Jika dilakukan terlalu mekanistik maka tidak akan memuaskan dan tidak akan meningkatkan kemampuan.

Elemen Keperilakuan; Mempertimbangkan keinginan menusia dalam pelaksanaan suatu pekerjaan yang terdiri dari :

• Autonomy(Responsibility for work)
• Task Variety (use of different skill and ability)
• Task Identity (doing the whole piece of work)
• Task Siginificance (meaning of work to other)
• Feed Back (information on performance)

Elemen Lingkungan; Mempertimbangkan keinginan masyarakat, budaya, kemampuan, dan ketersediaan pegawai.

Aspek-aspek keperilakuan dan eficiency dapat menjadi dua hal yang bertentangan.

Teknik dalam mendesain ulang pekerjaan :

• Job Enlargement (meningkatkan cakupan pekerjaan. Sama dengan meningkatkan job variety, job identity, dan job significance)
• Job Encrichment (Meningkatkan otonomi. sama dengan meningkatkan job significance)
• Job Rotation (Meningkatkan job variety, dan job significance)

BAB III

STUDI KASUS

PT. TCN (Total Communication Nusantara) adalah sebuah perusahaan di Jakarta yang bergerak dibidang perdagangan alat telekomunikasi. Jenis usaha perdagangan yang dijalankan oleh PT. TCN adalah ODM (Original Design Manufacturing). Permasalahan utama dalam perusahaan saat ini adalah tingkat turn over karyawan tetap yang cukup tinggi. Turn over yang tinggi ini dilatarbelakangi oleh ketidakpuasan karyawan terhadap pekerjaannya, yang diakibatkan oleh terjadinya ketidaksesuaian kriteria perusahaan terhadap suatu jabatan dengan kompetensi pemegang jabatan. Kriteria perusahaan ditunjukkan dengan job desc dan job spec jabatan. Ketidaksesuaian antara kriteria perusahaan dengan kompetensi karyawan tidak mendapat perhatian dan tidak mendapatkan tindak lanjut, hal ni dikarenakan tidak pernah dilakukan penilaian kompetensi karyawan. Masalah di dalam perusahaan diatasi dengan melakukan penilaian kompetensi karyawan dengan menggunakan Metode Penilaian 360° dengan menyebarkan kusioner penilaian kompetensi kepada para
penilai jabatan masing-masing. Kuesioner penilaian kompetensi dibuat melalui Perancangan Model Kompetensi dengan menggunakan kriteria-kriteria kompetensi Talent Management. Nilai yang didapatkan dari penilaian kompetensi karyawan dibandingkan dengan nilai standar jabatan yang diharapkan oleh perusahaan. Nilai standar jabatan ditentukan menggunakan Penilaian Jabatan dengan Metode Point System. Perhitungan nilai standar jabatan dilakukan berdasarkan job desc dan job spec baru (hasil Analisa Jabatan) masing-masing jabatan. Perbandingan kedua nilai ini akan menghasilkan jabatan-jabatan yang memiliki nilai kompetensi kurang dari harapan perusahaan. Analisa jabatan yang dilakukan akan menghasilkan Job Desc dan Job Spec masing-masing jabatan, yang akan dipergunakan dalam proses penilaian jabatan. Proses perhitungan nilai kompetensi karyawan dilakukan dengan menghitung rata-rata penilaian kompetensi yang diberikan oleh para penilai jabatan masing-masing, dan selanjutnya akan dibandingkan dengan nilai standar jabatan yang diharapkan oleh perusahaan (dengan Metode Point System). Perbandingan nilai menghasilkan jabatan jabatan dengan nilai kompetensi lebih rendah dari yang diharapkan, yakni :

Jabatan Atas (Manager) : Manager Sales and Distribution, Marketing, Service, Customer Care, Finance and Accounting, Manager R&D Procurement, Manager General Affair dan Manager Business Development;

Jabatan Tengah (Supervisor dan Specialist) : Supervisor Sales and Distribution for Java Region, Sales and Distribution for Non-Java Region, Warehouse, Workshop, Technical Support, 3D Designer, HRD, Purchasing, dan Business Development.

Jabatan Bawah (Staff) : Staff Field SPV BTL, Creative Director 2, Merchandise Warehouse, Admin Service, Sparepart Logistic, Teknisi 1, Admin Workshop, Customer Care, Service Matter, Piutang 1, Piutang 2, Finance, Technical Support, dan Purchasing. Jabatan-jabatan tersebut diteliti untuk melihat kompetensi yang kurang, dan hasilnya adalah kompetensi Kreativitas/Inovasi untuk jabatan Manager, Critical Judgment untuk jabatan Supervisor dan Specialist, dan Kepemimpinan untuk jabatan Staff. Kompetensi yang kurang dijabarkan menjadi poin-poin petunjuk untuk melakukan pelatihan kompetensi karyawan bagi karyawan yang kurang.

                              

BAB IV
PENUTUP

Kesimpulan
Jabatan atau pekerjaan merupakan hal yang penting dalam organisasi untuk mencapai tujuannya.Analisa jabatan atau job analysis merupakan pencarian informasi tentang jabatan yang ada. Tujuan analisa jabatan adalah untuk menentukan/memperbaharui informasi analisa jabatan.

Jabatan atau pekerjaan harus dapat meningkatkan produktivitas organisasi, meningkatkan kepuasan kerja, memotivasi, mengurangi turn over, dan meningkatkan kemampuan. Oleh karena itu, pekerjaan harus didesain dengan baik agar menjadi sumber motivasi, kepuasan kerja, dan produktivitas.

Daftar Pustaka

All source from google.com